Szablony dokumentów
Szablonem nazywamy pewien wzorzec, utarty schemat, który wykorzystujemy rutynowo w niektórych przypadkach. Szablon taki porządkuje nam pewne dane, które chcemy wpisać w odpowiednie miejsce. Wykorzystując szablon, nie jesteśmy zmuszeni tworzyć dokument od początku, ponieważ niektóre dane są do niego już wcześniej przypisane. Wystarczy tylko w odpowiednie, wcześniej przygotowane, miejsca (tak zwane pola edycji) w dokumencie wpisać informacje, którymi chcemy go uzupełnić.
Szablonów używamy przeważnie w sytuacjach, gdy wykonujemy zadanie rutynowo lub mamy do stworzenia wiele kopii jednakowego dokumentu. Przykładem takiego działania może być wystawianie faktur abonamentowych w księgowości. W wielu przypadkach wykorzystywany do tego jest specjalny program do faktur, który automatycznie wystawia faktury na zasadzie szablonu.
W większości szablonów możesz też dowolnie modyfikować jego styl i wygląd. Jeżeli prowadzisz własną firmę i chcesz, żeby Twoje dokumenty miały spersonalizowany wygląd, twój szablon musi zawierać elementy graficzne odpowiednie identyfikacji wizualnej Twojej firmy (logo, szatę graficzną, stopki i nagłówki, charakterystyczną czcionkę). W ten sposób szablon Twoich dokumentów firmowych będzie miał indywidualny charakter, wyróżniający go na tle konkurencji. Pamiętaj jednak, że w doborze stylistyki szablonu nie należy przesadzać. Ładniejsze i bardziej estetyczne są dokumenty, które nie są przesadnie kolorowe i nie zawierają zbyt dużo treści. Skromnie i z pomysłem często znaczy lepiej i bardziej czytelnie.