Szablony dokumentów
Szablonem nazywamy pewien wzorzec, utarty schemat, który wykorzystujemy rutynowo w niektórych przypadkach. Szablon taki porządkuje nam pewne dane, które chcemy wpisać w odpowiednie miejsce. Wykorzystując szablon, nie jesteśmy zmuszeni tworzyć dokument od początku, ponieważ niektóre dane są do niego już wcześniej przypisane. Wystarczy tylko w odpowiednie, wcześniej przygotowane, miejsca (tak zwane pola edycji) w dokumencie wpisać informacje, którymi chcemy go uzupełnić.
Szablonów używamy przeważnie w sytuacjach, gdy wykonujemy zadanie rutynowo lub mamy do stworzenia wiele kopii jednakowego dokumentu. Przykładem takiego działania może być wystawianie faktur abonamentowych w księgowości. W wielu przypadkach wykorzystywany do tego jest specjalny program do faktur VAT, który automatycznie wystawia faktury na zasadzie szablonu. Najczęściej używanymi dokumentami oprócz zwykłej faktury VAT są faktury zaliczkowe, faktury końcowe oraz faktura proforma.
W większości szablonów możesz też dowolnie modyfikować jego styl i wygląd. Jeżeli prowadzisz własną firmę i chcesz, żeby Twoje dokumenty miały spersonalizowany wygląd, twój szablon musi zawierać elementy graficzne odpowiednie identyfikacji wizualnej Twojej firmy (logo, szatę graficzną, stopki i nagłówki, charakterystyczną czcionkę). W ten sposób szablon Twoich dokumentów firmowych będzie miał indywidualny charakter, wyróżniający go na tle konkurencji. Pamiętaj jednak, że w doborze stylistyki szablonu nie należy przesadzać. Ładniejsze i bardziej estetyczne są dokumenty, które nie są przesadnie kolorowe i nie zawierają zbyt dużo treści. Skromnie i z pomysłem często znaczy lepiej i bardziej czytelnie.
Szablony dokumentów w sposób istotny usprawniają pracę przedsiębiorcy a udostępnienie ich na serwisach typu księgowość internetowa daje możliwość korzystania z nich w każdym miejscu i o każdej porze.
Alternatywa dla księgowości tradycyjnej
księgowość online jest ofertą specjalistycznych portali internetowych, świadczących usługi zbliżone do programu do fakturowania jednak o znacznie większej strukturze. Skierowana jest do małych i średnich działalności gospodarczych, w których stopień skomplikowania dokumentów firmowych jest nieduży. Tego rodzaju serwis umożliwia wystawianie faktur i rejestrację pozostałych przychodów oraz rejestrację wszystkich kosztów z podziałem na rodzaje. Za jego pośrednictwem można też prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów , jak również ewidencję podatku VAT. W momencie gdy już wszystkie dane są w systemie, program pozwala na wyliczenie wysokości należnego podatku i składek ubezpieczenia , a także wydruk gotowych dokumentów, na przykład deklaracji VAT-7, deklaracji DRA. Księgowość internetowa to też baza kontrahentów połączona ze stanami magazynowymi, ewidencja i amortyzacja środków trwałych i pojazdów , jak również wsparcie on-line. To też sposób na to, żeby pozbyć się wszystkich niedogodności i wad, jakie niosą za sobą dotychczasowe formy małej księgowości, t.j.: wynajęcie biura rachunkowego, księgowanie własnoręczne, używanie programów instalowanych w komputerze.
Zaletą usług księgowości internetowej są niewielkie koszty użytkowania. W przypadku biura rachunkowego trzeba liczyć się z kosztem rzędu kilkuset złotych miesięcznie. Księgowość on-line to sumy rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Tu jednak powstaje pytanie - jakie korzyści odnosi użytkownik takiego serwisu, jeżeli to samo może mieć zakupując komputerowy program księgowy? Przede wszystkim korzystając z księgowości internetowej, nie trwoni się fortuny na zakup aktualizacji, gdyż o zgodność systemu do księgowania z ciągle zmieniającymi się przepisami ustaw dbają administratorzy strony. Bezpieczeństwo używania księgowości przez Internet jest znacznie większe od użytkowania zwykłego programu komputerowego, ponieważ wszelkie wpisane do systemu informacje są szyfrowane i archiwizowane na serwerach zabezpieczonych przed uszkodzeniem czy nieupoważnionym wglądem, a nie na komputerze mogącym w zawsze się uszkodzić. Największą jednak przewagą usług księgowości internetowej nad komputerowym oprogramowaniem księgowym jest dostęp do dokumentów firmowych z każdego miejsca na świecie. Wystarczy tylko podłączenie do Internetu albo telefon komórkowy z przeglądarką internetową.