Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi sprzedawca trzyma od kontrahenta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, że płatnicy VAT przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi dostają od klientów część, a nieczęsto całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Na mocy art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w wypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w kwestii zwrotu podatku niektórym podatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od kontrahenta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej następnej zaliczki. Faktura taka musi spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, sumę podatku i wartość brutto zamówienia lub umowy a także daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy lub zamówienia oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto.
Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu produktu czy wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, że oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości produktów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie powinna zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Zazwyczaj też zdarza się, iż faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.